O que um ATS faz mesmo ao ficheiro do teu CV

"Não conseguimos ler o teu ficheiro": o que essa frase está mesmo a relatar

Passas uma noite no teu CV. Está limpo, cabe em duas páginas, os espaços estão bem distribuídos e, por uma vez, até estás um pouco orgulhoso dele. Envias e ou não acontece nada durante três semanas, ou volta uma linha a dizer que o ficheiro não pôde ser lido. Sem diagnóstico, sem secção assinalada, sem a mínima pista sobre o que falhou. Esse silêncio é o problema inteiro, porque o que correu mal é perfeitamente possível de saber e ninguém to diz.

Um ATS não lê o teu CV como tu o vês. Extrai do ficheiro um fluxo linear de texto e tenta distribuí-lo por campos de base de dados, por isso tudo aquilo cujo sentido está na disposição visual e não na ordem do texto pode ser trocado, fundido com o campo vizinho ou perdido.

A mensagem de erro literal é mais estreita do que se pensa. Cobre uma lista curta de causas, todas no próprio ficheiro: um PDF digitalizado ou feito de imagens, com a camada de texto vazia; um documento protegido por palavra-passe ou bloqueado à cópia; um ficheiro cuja extensão não corresponde ao conteúdo real; ou um formato que o formulário simplesmente não aceita. É uma falha de leitura ao nível dos bytes. Essa mensagem não julga a tua experiência.

Uma delimitação antes de avançarmos, porque duas perguntas diferentes andam constantemente misturadas. Esta página é sobre como o próprio ficheiro parte à entrada. Se depois um sistema automático te exclui pelo conteúdo é outra discussão, e tratei-a em o artigo sobre se um ATS rejeita CV automaticamente. Não a vou repetir aqui.

E a concessão, já a seguir em vez de enterrada no fim, porque é a objeção mais forte contra a página inteira. Não devias ter de desenhar o teu CV à volta de software que não consegue ler duas colunas. Isso é uma falha de engenharia do fornecedor, não do candidato. Quem perdeu uma entrevista por causa de um erro na ordem de leitura não fez nada de errado, e ninguém devia ter de aprender as entranhas dos formatos de documento para se candidatar. Escrevo a página na mesma por uma única razão: saber não te custa nada, e o email de recusa nunca to vai contar.

O teu CV é um desenho. O programa quer uma linha de base de dados.

Um PDF guarda glifos em coordenadas, não estrutura. Esta frase só por si explica quase tudo o que se segue, por isso aqui vai o que significa em português corrente. Uma página PDF é um conjunto de instruções de desenho: coloca este carácter, nesta letra, nesta posição x e y. Não diz "isto é um título", "isto é uma célula de tabela", "este bloco é a coluna lateral". A não ser que o ficheiro traga uma árvore de etiquetas de acessibilidade, coisa que a maioria dos CV exportados de uma ferramenta de design não traz, essa informação só existe nos teus olhos.

Portanto o extrator tem de a reconstruir por inferência. Agrupa glifos em palavras olhando para os espaços, palavras em linhas pela linha de base comum, e linhas em blocos por proximidade. Cada um destes passos é um palpite que acerta na maior parte das vezes. Cada falha descrita mais abaixo é um desses palpites a descarrilar numa composição que o tornou difícil.

Um DOCX é outro animal. Por baixo é um zip de XML em que um parágrafo é um elemento parágrafo, uma tabela é um elemento tabela e um título traz um estilo com nome. A estrutura está declarada em vez de deduzida. Isso não quer dizer que devas mandar sempre Word. Muitos programas lidam perfeitamente com PDF, um PDF fica igual em qualquer máquina e bastantes empregadores só aceitam um dos dois formatos. Segue sempre primeiro a instrução do anúncio. O que é verdade é mais estreito: um DOCX entrega ao programa estrutura que de outra forma teria de adivinhar.

A outra metade do trabalho é o mapeamento. Assim que há um fluxo de texto, o sistema tenta preencher campos. São estes que contam, e cada falha abaixo é a falha de um deles.

• Nome
• Contactos: email, telefone, localidade
• Empregador, em cada função
• Cargo, em cada função
• Data de início e de fim, em cada função
• Competências
• Formação e habilitações

Já viste o resultado deste mapeamento sem que ninguém te dissesse que era isso. Quando um formulário de candidatura te obriga a carregar o ficheiro e depois a reescrever os mesmos três empregos em caixas, as caixas que chegaram preenchidas são esse mapeamento a mostrar o seu trabalho, e as que chegaram erradas são ele a falhar à tua frente. Se esse passo significa que alguém verifica alguma coisa é outra pergunta, e respondi-lhe em o artigo sobre carregar o CV e preencher o formulário à mesma.

"A coluna lateral acaba lida a meio da tua experiência"

Essa frase vem de uma pessoa que publica no r/resumes, que diz processar CV profissionalmente e que descreveu o que se partia numa amostra de 3835 ficheiros que afirma ter processado. Volto ao peso que esse número aguenta. A frase em si não precisa de amostra nenhuma para se sustentar, porque decorre diretamente de como a ordem de leitura é reconstruída, e é a falha mais cara de toda a página.

Imagina a composição que quase todos os modelos modernos trazem: uma coluna estreita à esquerda com competências e línguas, uma coluna larga à direita com a tua experiência. No ecrã as duas colunas estão claramente separadas. No ficheiro são apenas glifos em coordenadas, e os glifos da esquerda estão nas mesmas linhas de base horizontais dos da direita. Um extrator que agrupa por linhas, em vez de detetar primeiro a fronteira entre colunas, deita-os cá para fora juntos.

Lê o segundo bloco como uma máquina o leria. A linha que devia trazer o teu cargo diz agora "Python Controller financeiro". Um sistema à procura de um cargo nessa linha recebe um cargo com uma linguagem de programação soldada à frente. As tuas competências já não são uma lista, são a primeira palavra de quatro linhas sem relação entre si. E se o extrator agrupar antes por blocos e largar a coluna lateral onde a proximidade sugere, a coluna de competências pode aterrar entre dois empregos, de modo que as datas seguintes se agarram à função errada. É este o mecanismo por trás de um CV que mostra os dez anos certos no ecrã e os errados na base de dados.

A ressalva honesta: muitos programas detetam as colunas na perfeição, e não te consigo dizer de antemão qual está do outro lado de um envio. O conselho não é, portanto, "duas colunas destroem-te". É mais estreito e mais defensável. Uma composição a uma só coluna elimina a ambiguidade em vez de apostar que ela seja bem resolvida. Não perdes nada do que um recrutador valoriza, porque nunca ninguém foi contratado por causa de uma coluna lateral.

Tabelas achatadas, blocos de competências e estragos ao nível do carácter

A segunda falha relatada nesse mesmo tópico era uma secção de competências achatada num só bloco, e as tabelas são normalmente a causa. Uma tabela dá sentido ao leitor através da grelha: esta célula vai com aquela. Num fluxo extraído as fronteiras das células desapareceram, e o que resta é uma enfiada de palavras pela ordem em que as células foram percorridas.

Cada emparelhamento passa a ser um palpite, e piora mais à frente. O reconhecimento de competências funciona em geral procurando termos conhecidos no texto. Um termo fundido dentro de uma cadeia maior, ou partido onde o extrator julga haver uma mudança de linha, pode simplesmente não ser encontrado. Tinhas a competência no papel. A pesquisa não a viu, e isso não é relatado em lado nenhum.

Depois há o nível do carácter, a parte sobre a qual quase ninguém escreve. Os marcadores personalizados de uma letra de ícones saem muitas vezes como um carácter não mapeado ou como nada. As ligaduras são o exemplo mais nítido, e isto sei em primeira mão porque me custou uma semana no extrator de PDF do próprio careerify. Uma ligadura é um único glifo que desenha dois caracteres ao mesmo tempo, como muitas letras desenham fi num só traço. Numa letra Windows muito comum, o nosso extrator devolvia esse glifo como carácter nulo, e a palavra chegava com um buraco no meio. No ecrã o CV estava impecável. No fluxo extraído havia uma palavra partida, e nada no ficheiro o anunciava.

Quase tudo o que está nesta página é invisível do teu lado. O ficheiro parece-te correto porque tu olhas para o desenho. O programa olha para as instruções.

As partes do teu CV que o programa talvez nunca veja

A ordem de leitura e as tabelas baralham o que lá está. Esta secção é sobre conteúdo que nem sequer chega ao fluxo de texto, o que é pior: um campo baralhado ainda pode ser encontrado por alguém que passe os olhos, um campo em falta não.

As datas merecem uma linha extra porque são as mais silenciosas das seis. O teu percurso é uma sucessão de intervalos, e o programa tem de perceber onde cada um começa, onde acaba e a que empregador pertence. Dá-lhe um mês e um ano de quatro dígitos, usa o mesmo formato em cada função e o mesmo separador em todo o documento. Soa a picuinhice. É a correção mais barata de toda a página.

A imagem inversa disto tudo é texto que existe no ficheiro mas é invisível na página, que é exatamente aquilo em que assenta o truque do texto branco. É má ideia por razões que nada têm a ver com a extração, e expus-as em o artigo sobre a instrução invisível no CV. Tudo o que recomendo aqui muda o recipiente, nunca as afirmações.

Sistemas diferentes, extratores diferentes, e o que os números aguentam

Workday, Greenhouse, Taleo e Lever são produtos distintos com extratores distintos, e aqui tenho de desiludir quem viesse à procura de uma tabela de comportamentos por fornecedor. Não te consigo dizer o que cada um deles faz internamente. Não os testei, o comportamento deles muda entre versões e entre configurações de cliente, e todas as afirmações públicas confiantes sobre o extrator de um fornecedor concreto que fui verificar acabaram por não ter método nenhum por trás. Quem te vende um regulamento por fornecedor está a adivinhar. O que se pode dizer com segurança é o que faz deles o mesmo tipo de produto: cada um tem de transformar um ficheiro de CV num registo guardado, ou seja, extrair texto e distribuí-lo por campos. Até que ponto cada um aguenta os casos difíceis acima, isso não te consigo dizer.

Essa é também a resposta honesta a "qual é o formato mais seguro". Não há formato, modelo nem composição que garanta uma extração limpa em lado nenhum. Há apenas escolhas que deixam menos coisas por adivinhar. Prefiro dar-te isso a uma regra que não sei defender.

Agora o número 3835, tratado com o cuidado que exige. É uma pessoa no Reddit a descrever a sua própria amostra declarada, num tópico onde vários comentadores duvidaram de que o número fosse real. Não o vou branquear em "os estudos mostram", e prefiro que o descartes por completo a que confies nele mais do que ele aguenta. Repara que nada das secções sobre o mecanismo depende dele. Ordem de leitura, tabelas achatadas, camadas de texto vazias e títulos não reconhecidos decorrem da forma como o PDF e o DOCX são construídos, e seriam igualmente verdade se aquele tópico nunca tivesse existido. A amostra diz-te que estas falhas são frequentes. Os formatos dizem-te porque acontecem.

Mais uma coisa que vale a pena dizer em vez de esconder, porque explica porque a situação se mantém. Do lado do empregador, uma triagem que perde alguns bons candidatos é muitas vezes tratada como um custo aceitável para dar conta do volume. Não me vou indignar aqui; digo-o porque acerta as tuas expectativas. A correção não vai chegar do fornecedor a tempo de ajudar a tua próxima candidatura, e é por isso que, para já, tem de acontecer no teu ficheiro.

O parágrafo do produto, uma vez só, para o poderes pesar contra tudo o que está acima. O careerify tem uma verificação gratuita na ligação abaixo: sem conta, sem cartão, três verificações por endereço IP em cada 24 horas. Processa mesmo o PDF ou o DOCX que carregas, como qualquer outro sistema teria de fazer, depois compara o que obteve com o anúncio que colas e mostra-te que termos do anúncio chegaram a partir do teu ficheiro e quais não chegaram. É uma vistoria, não uma reparação. Se um termo que sabes estar na primeira página voltar como em falta, encontraste uma das falhas desta página. O resto do que o careerify faz, adaptar um CV mestre guardado a um anúncio específico, está limitado aos factos que tu próprio introduziste e não consegue inventar uma função, um empregador ou um número que não lhe deste.