Welke cv-versie heb ik gestuurd? Een systeem dat week twee overleeft

Het gesprek waarin je niet meer weet welk cv ze in handen hebben

Je hebt vijf weken geleden gesolliciteerd. Sindsdien heb je op elf andere vacatures gereageerd. De gespreksleider opent met een punt uit je cv en vraagt je het toe te lichten, en je hoort een versie van je eigen loopbaan waarvan je je half herinnert dat je hem hebt geschreven. Dus antwoord je vanuit de versie die vers in je hoofd zit, die van dinsdag naar iemand anders, en nu vertellen het document in hun handen en de persoon ertegenover net iets andere verhalen.

Dat is de echte schade, en die verdient een precieze benaming. Het probleem is niet dat je slordig lijkt. Het probleem is dat inconsistentie gelezen wordt als opsmuk, ook als elk woord dat je schreef waar is. Je zette levering vooraan bij de ene vacature en kostenbeheersing bij de andere, allebei eerlijk, en in de kamer klinkt het als iemand van wie het verhaal over zichzelf schuift. Niemand gaat je vertellen dat dat gebeurd is. Je krijgt gewoon het beleefde nee.

Zodra je het zo stelt, blijkt het meeste wat mensen in een overzicht stoppen versiering. Je hebt de salarisrange niet nodig, de vacaturesite niet, het LinkedIn-profiel van de recruiter niet en een status in kleurtjes al helemaal niet. Je moet precies het bestand kunnen openen dat je hebt verstuurd, vóór het gesprek, en het kunnen lezen. Alles hierna is achterstevoren gebouwd vanaf dat moment.

Nu de toegift die ik je schuldig ben. De reageerder die zei dat dertig sollicitaties bijhouden neerkomt op hagel schieten, verstopt een geldig punt in een belediging. Als je werkelijk niet meer weet welke versie waarheen ging, waren sommige van die versies niet afgestemd maar herschikt. Drie bullets verplaatsen en een functietitel wisselen is geen nieuwe sollicitatie, het is dezelfde met een hoedje op, en het levert precies de versieverwarring op zonder ook maar één van de voordelen.

Waar hij het volgens mij mis heeft, is de rekensom. Dertig sollicitaties in twee maanden is geen hagel schieten in een trage markt, dat is een normale zoektocht, en iemand vertellen minder te solliciteren zodat het papierwerk lichter wordt lost het verkeerde uiteinde van het probleem op. De volumevraag verdient een eigen antwoord, en dat heb ik gegeven in het stuk over hoeveel vacatures je per week moet aanschrijven. Deze pagina gaat ervan uit dat jij je aantal al hebt bepaald en nu moet leven met de administratie die het oplevert.

Waarom het spreadsheet in week twee sterft

De draad die deze pagina in gang zette staat op r/resumes en vraagt hoe mensen dertig sollicitaties bijhouden. Het bericht zelf kreeg veel meer reacties dan stemmen, en juist die verhouding is het interessante deel: bijna niemand kwam zijn eigen systeem prijzen. Ze kwamen beschrijven wat het begaf. Eén iemand schreef een spreadsheet te zijn begonnen en er na week twee mee te zijn gestopt omdat het als een tweede baan voelde. Dat is één reactie van één onbekende, geen onderzoek, en ik citeer het omdat ik mezelf erin herkende, niet omdat het iets meet.

Het mechanisme eronder gaat niet over discipline. Bijhouden is een andere handeling dan solliciteren. Je rondt het formulier af, je ziet de bevestigingspagina, je voelt die kleine opluchting van klaar zijn, en het overzicht is nog één ding tussen jou en de laptop dichtklappen. Op een goede dag open je het. Op de dag dat je moe vier sollicitaties verstuurde niet, en nu klopt het blad niet meer. Een overzicht dat niet klopt is erger dan geen overzicht, want je gaat het wantrouwen, en op het moment dat je het wantrouwt open je het helemaal niet meer.

Elke extra kolom is een reden om het bestand niet te openen. Een overzicht sterft aan de velden die je nooit invult, niet aan de velden die je wel invult.

De tweede ineenstorting zijn de versies zelf. Mensen benoemen hun bestanden dag één keurig en slaan dan om elf uur 's avonds iets op als cv_definitief_2.pdf, want dat onthouden ze wel. Drie weken later staan er vier bestanden met die vorm in de downloadmap en is er geen manier meer om te zien welke het huis heeft verlaten. Dan is het eerlijke antwoord op "welke versie heb ik gestuurd?" dat hij weg is, en geen enkele hoeveelheid spreadsheetwerk achteraf haalt hem terug.

De ontwerpeis is dus niet "wees ordelijker". Hij luidt: het bijhouden mag geen aparte handeling zijn. Moet je eraan denken, dan doe je het in week drie niet, en week drie is precies wanneer de gesprekken uit week één beginnen binnen te komen.

De bestandsnaam is de logregel

Hier is het hele systeem. Eén map. Elke sollicitatie die je verstuurt levert precies één bestand op dat sowieso moet bestaan, en de naam van dat bestand draagt de volledige registratie. Er is geen tweede plek om bij te werken, dus er valt niets te vergeten.

Vier velden, in deze volgorde, en de volgorde doet ertoe. De sollicitatiedatum staat vooraan zodat de map zichzelf chronologisch sorteert zonder dat je iets doet: bovenaan staat waar je op wacht, onderaan wat is stilgevallen. Dan het bedrijf, dan de functie, want twee functies bij hetzelfde bedrijf zijn twee verschillende documenten en je haalt ze anders door elkaar.

Het vierde veld is waar bijna iedereen de mist in gaat

Eindig de naam niet met v1, v2, v3. Een nummer vertelt je in welke volgorde je ze maakte, informatie die je nooit meer nodig hebt. Noem de versie naar de invalshoek waarmee je opende: hoek-levering, hoek-kosten, hoek-processen, hoek-team. Drie weken later zegt "v3" niets, terwijl "hoek-klantbehoud" precies zegt welke versie van je eigen verhaal voor je gesprekspartner ligt. Alleen die verandering maakt van een naamgevingsafspraak iets wat je onder druk werkelijk kunt gebruiken.

Noem het bestand naar het verhaal dat je vertelde, niet naar de volgorde waarin je het maakte. Het nummer is voor je bestandssysteem. De invalshoek is voor jou.

Het tweede bestand, dat op vacature.txt eindigt, is het enige extra werk waar ik je om vraag, en het bestaat om een bepaalde reden. Vacatures worden offline gehaald. Als een recruiter je acht weken later belt over een functie waarop je in een reeks solliciteerde, is de advertentie vaak al weg, en dat is het enige onderdeel van je sollicitatie dat je mailbox je niet terug kan geven. Alles selecteren, plakken in een tekstbestand, klaar. De rest, de contactpersoon, de bevestiging, het gesprek over salaris, ligt op één zoekopdracht afstand in je inbox.

En de voor de hand liggende voorwaarde: dit helpt alleen als de versies echt verschillen, dus als het afstemmen echt is en niet cosmetisch. Wat de ene versie werkelijk van de andere onderscheidt, en hoe je dat doet zonder alles opnieuw te schrijven, is een apart onderwerp met een eigen pagina. Verschillen jouw versies alleen in een functietitel in de samenvatting, dan heb je geen registratieprobleem, dan heb je een afstemmingsprobleem.

Drie gegevens om te bewaren, en alles wat weg kan

Mensen bouwen overzichten met vijftien kolommen omdat elke kolom op zichzelf verdedigbaar lijkt. Dit is de versie die ik zou verdedigen, met de reden waarom elk veld blijft of vertrekt.

Heb je liever een spreadsheet, houd er dan een aan, maar houd deze kolommen en verder geen, en besef dat het blad nu gemak is en niet de registratie. De registratie is de map, want een map kan niet verouderen. Een bestand bestaat of bestaat niet.

Afsluiten wat dood is, zodat de lijst kort genoeg blijft om te openen

Een overzicht met zestig open regels is geen overzicht, dat is een monument. De meeste zijn allang voorbij zonder dat iemand het zei, en die opgestapelde stilte verklaart een groot deel van waarom het bestand openen zwaar voelt. Je hebt dus regels nodig om een regel te sluiten die niet vragen dat iemand iets bevestigt, want in de meeste gevallen zal niemand dat ooit doen.

1. Er komt een expliciete afwijzing. Verplaats hem dezelfde dag naar afgesloten/, voordat je klaar bent met erover voelen.
2. Je hebt je ene opvolgbericht gestuurd en daarna drie weken niets gehoord. Afsluiten. Een map kun je altijd weer openen.
3. De vacature is offline gehaald en de functie is als nieuwe advertentie teruggekomen. Behandel jouw sollicitatie als afgerond in plaats van lopend, wat de reden voor die herplaatsing ook blijkt te zijn.
4. De contactpersoon is vertrokken, de vacature staat in de wacht, of het bedrijf heeft een vacaturestop aangekondigd. Afgesloten, en het gaat niet over jou.

Over het opvolgen zelf wil ik voorzichtig zijn, want ik zie één bepaald getal overal herhaald zonder enige bron. De conventie is ongeveer een week na het solliciteren, één keer, kort, met de functie erbij genoemd. Ik kan je geen onderzoek aanwijzen dat het juiste interval vaststelt, en ik ga niet doen alsof het verschil tussen dag zeven en dag tien gemeten is. Wat verdedigbaar is, is de vorm: één bericht, geen drie, en een bericht dat de specifieke functie noemt, omdat degene die het leest meerdere vacatures onder handen heeft en je anders niet kan plaatsen.

Het eerlijke deel, dat de opgepoetste versie van dit advies weglaat: de meeste van deze regels eindigen in stilte en je komt nooit te weten waarom. Ze sluiten is niet jezelf opgeven. Het is weigeren een map vol open vragen te bewaren die niemand gaat beantwoorden, zodat de acht sollicitaties die nog leven zichtbaar zijn als je hem opent.

Wat de sollicitatielijst van careerify doet, precies

De productalinea, één keer, met de grenzen erbij geschreven zodat je het tegen de map kunt afwegen. careerify houdt één regel per sollicitatie bij. Die regel draagt het bedrijf, de functie, precies het afgestemde cv dat is verstuurd, de datum waarop je solliciteerde, een status en een tijdlijn van gebeurtenissen bij die sollicitatie. Het zijn dezelfde vier gegevens als in de bestandsnaam. Je typt het bedrijf en de functie één keer in, op het moment dat je de vacature toevoegt waarop je gaat afstemmen, en het afgestemde cv komt daarna aan die regel te hangen, zodat je na het versturen niet nog een tweede keer hetzelfde zit op te schrijven.

Dit is wat het niet doet, en ik lees het je liever zelf voor dan dat je het ontdekt. Er is geen weergave van twee opgemaakte cv's naast elkaar. De regel bewaart een score voor en een score na voor die sollicitatie, dus twee getallen, geen twee documenten naast elkaar. Wil je twee versies visueel vergelijken, dan open je de twee bestanden, precies zoals bij de mapmethode. Ik zou die vergelijkingsweergave graag bouwen. Vandaag bestaat hij niet, en een pagina waarvan het hele betoog gaat over weten wat je werkelijk hebt verstuurd, kan het zich niet veroorloven daar vaag over te doen.

Het afstemmen zelf wordt begrensd door feiten die je zelf hebt ingevoerd. Het kan geen functie, werkgever, omvang of getal toevoegen dat je nooit hebt gegeven, want het heeft alleen jouw materiaal om mee te werken. Dat is een structurele eigenschap eerder dan een belofte, en het is de reden dat de versies die eruit komen onderling consistent blijven: het zijn verschillende rangschikkingen van hetzelfde ware materiaal, geen verschillende verhalen.

Als je een regel markeert als verstuurd, plant careerify vijf werkdagen later een opvolging in, maandag tot en met vrijdag geteld, zodat die in een normale week ongeveer zeven kalenderdagen na je sollicitatie valt, en later wanneer er een feestdag tussen ligt. Hij verschijnt op de regel wanneer het zover is. Wat je er werkelijk in schrijft, wordt behandeld op de pagina over de opvolgmail, want een ingeplande herinnering aan een slecht geschreven bericht is niet veel waard.

De prijs, zodat je het snel kunt afwijzen als het niets voor je is: het gratis plan genereert één afgestemd cv per maand, en Pro kost 229 SEK of 19,90 EUR per maand. Solliciteer je op het tempo dat deze pagina beschrijft, dan kost de mapmethode niets en werkt hij. Ik heb liever dat je die gebruikt en mij nooit betaalt dan dat je iets koopt op grond van een bewering die ik niet kan onderbouwen.